Карта бизнес-процессов — это не результат, а только начало
Визуализация процессов — один из первых шагов любой трансформации. Почти в каждой компании найдётся хотя бы одна нарисованная карта бизнес-процессов: стрелочки, блоки, роли, этапы. Она может быть сделана в BPMN, Visio, Excel или на доске в переговорной. На таких схемах компании строят проекты, обосновывают автоматизацию, готовятся к аудиту. Но спустя несколько месяцев эта карта пылится на сервере, а сотрудники по-прежнему работают «по-своему». Почему?
Потому что карта — это не сама работа. Это лишь предположение о том, как должно быть. Чтобы карта стала полезной, она должна превратиться в модель, а модель — в живой процесс. Без этого даже самая детализированная схема остаётся мёртвой.
Почему схемы не работают в реальности
В большинстве компаний процессное описание создаётся «под проект». Например: нужно внедрить CRM — делаем схему продаж. Хотим автоматизировать договоры — рисуем процесс согласования. Но всё это часто делается в отрыве от реальности.
Сотрудники, которые реально участвуют в процессе, не вовлечены в его описание. Они не узнают себя в нарисованных ролях, потому что реальные действия давно разошлись с регламентами. В схемах отражается «как должно быть», а не «как есть». Поэтому любое несоответствие воспринимается как ошибка исполнителя, а не как недостаток модели.
Сами описания делаются «сверху» — инициируются ИТ-отделом, внешними консультантами или руководителями, которые редко видят тонкости ежедневной рутины. В результате в схемах отсутствуют ключевые исключения, которые на практике занимают до 30% времени: «а если согласующий в отпуске», «а если нужен нестандартный формат», «а если клиент юридически нестабилен».
Кроме того, схема часто существует отдельно от инструмента исполнения. Она — в одном файле, задачи — в другом, исполнение — вообще в почте. У сотрудников нет возможности пройти весь путь по маршруту, указанному на карте. Это превращает схему в красивую иллюзию, не связанную с действием.
Наконец, никто не отслеживает отклонения от модели. Когда процесс запускается, никто не сравнивает, где он идёт не так, как было задумано. Ошибки повторяются, исключения растут, система деградирует. Карта остаётся неизменной, а реальный процесс — расползается.
В итоге возникает разрыв: схема есть, но по ней никто не работает. Руководство считает, что процесс описан и контролируется. Сотрудники считают, что схема «для галочки». А по факту — каждый действует по-своему, импровизирует, опирается на опыт или договорённости «в коридоре»
Как превратить карту в инструмент управления
Чтобы карта бизнес-процесса заработала, она должна перейти из состояния схемы в состояние модели. Это включает несколько шагов:
-
Валидация схемы с исполнителями — насколько она отражает реальность?
-
Перевод в рабочую систему — например, в BPM-платформу, где задачи пойдут по маршруту.
-
Установка точек контроля — сроки, роли, статусы, KPI.
-
Запуск цикла итераций — обновление схемы по результатам исполнения.
Рабочая карта — это не просто картинка, а управляемая логика действия, в которую встроены люди, данные, задачи, сроки. Именно такая карта становится ядром масштабируемого и контролируемого процесса.
В статье про создание карт бизнес-процессов подробно объясняется, как пройти этот путь — от визуализации к настоящему моделированию. Там описан переход от формального описания к управляемой модели, на основе которой можно строить цифровую трансформацию.
