Поиск по документов

Стоить также заметить, что электронный архив не является заменой системы электронного документооборота, он её функционально дополняет. Функции этих систем сродни бумажному документообороту в организации и бумажного архива. Основное отличие этих двух систем, что архив предназначен для структурированного хранения и поиска информации изменение, которой не предусмотрено. Поэтому создание электронного архива документов сегодня становится все акутальней..

Отсюда и вытекают основные отличия хранения документов в электронном архиве от систем электронного документооборота:

Большинство пользователей получают доступ к информации, но изменять её не имеют права; Документы находятся в одном месте(на центральном сервере), а для работы пользователи используют их электронные копии; Особое внимание уделяется вопросам резервирования информации и обеспечения защиты информации.

Зачем нужно создавать электронный архив документов:

Поиск информации в бумажном архиве затруднён, а иногда и не возможен по причине ошибок при пополнении и описании архива;

С электронной копией документа работать намного удобнее, чем с бумажным оригиналом, её легко копировать, распечатывать, пересылать по электронной почте, её также можно использовать в других документах;

Информация хранящаяся в бумажном виде имеет свойства приходить со временем в негодность, электронная копия не меняет свои характеристики со временем;

Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян или искажен. В электронном архиве пользователь же не имеет прямой доступ к исходному документу, он работает с копией;

При создании электронного архива документы систематизируются и структурируются, что способствует стандартизации и унификации процессов работы с документами;

Ни один носитель информации не даёт 100% гарантию сохранности информацию от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление и прочих чрезвычайных случаев. Только резервирование информации и хранение резервных копий в разных местах значительно снижает риск её потери. Резервирование электронного архива во много раз менее дорогостоящая операция чем, создание резервных бумажных копий обычного архива.

Ну и одна из самых важных причин создания электронного архива документов на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Пользователю нет необходимости идти в архив, листать огромные каталоги и описи, рыться на стеллажах. Для получения необходимого документа ему необходимо лишь иметь компьютер, включенный в компьютерную сеть предприятия и соответствующие права. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Поиск по атрибутам документов позволяет за считанные минуты находить такие подборки документов, на составление которых в обычных бумажных архивам ушли бы дни, а то и недели. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.